אירועים בשטח: המדריך להפקת אירוע מושלם בטבע

בשנים האחרונות מארגני אירועים והחוגגים עצמם מחפשים דרכים ייחודיות וחווייתיות לחגוג, ואירועים בשטח ובטבע הפכו לגימיק מוביל במיוחד בתחום זה. הפקת אירוע בטבע כוללת יתרונות לצד אתגרים לוגיסטיים שונים, ויש להכיר אותם אם אתם מעוניינים לערוך אירוע כזה. במאמר זה נסקור את הפרטים שחשוב לדעת כשרוצים לארגן אירועים בשטח ונבין איך להפוך את האירוע שלכם למוצלח במיוחד. מוכנים? בואו נתחיל.

אילו אירועים ניתן לקיים בטבע?

בין האירועים המתאימים לקיום בשטח ניתן למנות חתונות, ימי הולדת, ימי גיבוש לעובדים ועוד. הטבע מציע תפאורה טבעית מרהיבה ואווירה קסומה המתאימה לאירועים רומנטיים כמו חתונות, או אתגרית יותר לימי גיבוש.

אילו מקומות מומלצים לאירועים בשטח?

בחירת המיקום לאירוע היא גורם קריטי בהצלחתו, ובארץ ניתן למצוא אתרי טבע מגוונים המתאימים לסוגים שונים של אירועים. לחתונות רומנטיות מומלץ לבחור בחופי ים או בכרמים ירוקים, הנותנים אווירה קסומה ומיוחדת. לאירועים אקטיביים כמו ימי גיבוש, אנחנו היינו בוחרים ביערות או בשטחים עם מספיק מרחב לפעילויות גיבוש ולעבודות צוות.

אתרים מומלצים נוספים הם גני אירועים בטבע, המשלבים בין היופי של הסביבה הטבעית לבין נוחות ונגישות של גן אירועים. למשל, השכרת אוהלים מאפשרת ליהנות משטח גדול ומוצל, עם תשתיות מוכנות כמו רחבת ריקודים, במות, תאורה והגברה.

חשוב להביא בחשבון את הנגישות של האתר, כולל את מקומות החניה ואת התשתיות הזמינות, כמו חשמל ושירותים. בחירת מקום עם תשתית בסיסית יכולה לחסוך הרבה כאב ראש בהמשך.

תכנון ולוגיסטיקה של אירועים בשטח

בחרו בחברת הפקה מקצועית ובעלת מוניטין

הפקת אירוע בשטח דורשת תכנון ומקצועיות, ולכן מומלץ להיעזר בחברת הפקה מנוסה המתמחה באירועים מסוג זה. חברת ההפקה תלווה אתכם משלב התכנון, דרך ההקמה וביום האירוע עצמו. היא תדאג להיבטים הלוגיסטיים, הטכניים והבטיחותיים, ותפיק עבורכם אירוע חלומי ללא תקלות. כשאתם בוחרים חברה, בדקו את הניסיון שלה בתחום, את המלצות הלקוחות וכמובן את התרשמותכם האישית. חברה טובה תציע פתרונות יצירתיים ותתאים את עצמה לצרכים הספציפיים של האירוע שלכם.

קבעו תאריך והתחשבו בעונה ובמזג האוויר

כשאתם בוחרים תאריך לאירועים בשטח, חשוב מאוד להתחשב במזג האוויר הצפוי. עדיף לבחור ביום יבש ונוח כדי למזער את הסיכוי לגשם או לחום קיצוני. במקביל אנחנו ממליצים להכין תוכנית גיבוי למקרה של תנאי מזג אוויר בעייתיים.

בנוסף, מומלץ לשריין השכרת אוהלים לאירועים מראש, שיספקו הגנה במקרה של גשם או של שמש חזקה. יש לוודא שיש מספיק מאווררים או תנורים, בהתאם לצורך, כדי להבטיח נוחות למוזמנים.

 

 

דאגו לכיבוד ולשתייה כדי לשמח את האורחים

הכיבוד והאוכל הם מרכיב חשוב בכל אירוע, ובמיוחד כשמדובר באירוע בשטח. בחרו קייטרינג עם ניסיון בהגשה בתנאי חוץ, היכול להתמודד עם אתגרים כמו שמירה על טריות והגשה ללא תשתית מטבח מלאה. תפריט קיץ קליל או מנות שניתן להכין גם בתנאי שטח – כמו מנגל וסלטים – יתאימו לאווירה של הטבע.

הקפידו לתאם מראש את כל הציוד הנחוץ, כמו שולחנות ופתרונות לשמירה על קור או על חום האוכל. דאגו גם לנושא הלוגיסטיקה, הכולל אספקת מים זורמים ופינוי אשפה. ארגון מוקדם ותיאום ציפיות ימנעו אי נעימות ביום האירוע.

טיפים חשובים להפקת אירוע מוצלח בשטח

חשיבות ההיעזרות באנשי מקצוע

הפקת אירוע בשטח היא משימה מורכבת הדורשת התמודדות עם אתגרים ייחודיים. לכן חשוב מאוד להיעזר באנשי מקצוע מנוסים בתחום. צוות מיומן של מפיקים, קייטרינג, ספקי תשתיות ועוד יוכל לתת מענה מקצועי לכל צורך ולמנוע תקלות.

כמו כן, אל תתפשרו על איכות הציוד והשירותים. בחרו ספקים בעלי מוניטין היכולים לספק לכם את הציוד המתאים והאיכותי ביותר. למשל, בהשכרת אוהלים לאירועים יש לוודא שהאוהלים עמידים בפני רוח וגשם, שיש כמות מספקת להושבת כל האורחים ושהם תואמים את הקונספט העיצובי הכללי.

צוות מקצועי גם יוכל לייעץ לכם ולהציע רעיונות יצירתיים להעצמת האירוע. הביאו בחשבון את ההמלצות שלהם – הם בעלי הניסיון והידע הנדרש כדי להפוך את האירוע שלכם למושלם.

שמירה על נגישות ובטיחות

הטיפ הבא שלנו מתייחס לנושא הנגישות לאתר לכל המוזמנים. ודאו שיש דרכי גישה נוחות גם לאנשים עם מוגבלויות, אם בעזרת שבילים מתאימים או בעזרת הסעות ייעודיות. דאגו גם לשילוט ברור שינחה את האורחים למיקום המדויק.

מעבר לכך, בדקו מראש את נושא הבטיחות. בהתאם לסוג האירוע ולמיקום, ייתכן שתצטרכו אישורים מיוחדים או אמצעי בטיחות כמו מאבטחים וציוד כיבוי אש. ודאו שאתם עומדים בכל הדרישות החוקיות והתקנות הרלוונטיות.

לסיכום